E-mailek archiválása az Outlook 2007, 2010, 2013, 2016 programban

Minél többet használja a Microsoft Outlook postafiókját, annál inkább nő a postafiókja. Ha belegondolunk, egészen hasonló ahhoz, ahogy a papírok általában felhalmozódnak az íróasztalon. De mit tehet, ha a halom olyan nagy lesz, hogy kezelni kell? Nos, a való életben időt szánhat az egyes dokumentumok rendezésére és a fontos papírok tárolására, miközben a kevésbé fontosakat elveti. Szerencsére ugyanezt a folyamatot újra létrehozhatja az Outlook programban.

Kivétel nélkül az Outlook minden verziója támogatja az archiválást. Sőt, több lehetősége van az elemek archiválásában az Outlook programban. A legkényelmesebb módszer az AutoArchive használata a régebbi üzenetek, találkozók és feladatok kezelésére. Ennek másik módja a kézi archiválás, amellyel az üzeneteket egy adott mappába helyezheti át. De a leggyorsabb módszer a Archívum gomb található a File Menü.

Ne feledje, hogy az Outlook archiválási célokra alapértelmezett mappát tart, amelyet nem lehet törölni. Az e-mail archiválása elősegíti a tiszta üzlet megőrzését, megkönnyítve a régebbi e-mailek keresését, miközben a beérkező levelek rendezetlenek.

Az alábbiakban egy sor útmutató található, amelyek minden lehetséges módon áttekintik az elemek archiválását az Outlook programban. Kezdjük!

1. módszer: Üzenetek kézi archiválása egyetlen művelettel

Ez a módszer a leggyorsabb módszer egy vagy több üzenet áthelyezésére az Archívum mappába. Ezek az archivált fájlok továbbra is elérhetőek maradnak a keresőmezőn keresztül, vagy manuálisan navigálva a Archívum mappába. Az archivált elemek mobileszközökön is megtekinthetők a Archívum mappába. Itt található egy rövid útmutató az elemek manuális archiválásáról az Outlook 2016 alkalmazásban:

1. Nyissa meg az Outlook programot, és válasszon ki egy vagy több üzenetet a Beérkező levelek vagy bármely más mappa.
2. Kattints a Archívum ikon a Töröl csoport. Az archív ikon csak a szalag belsejében látható az Outlook 2016 alkalmazásban.
   Jegyzet: Megtalálhatja a Backspace billentyű ugyanazon eredmény elérése érdekében.
3. Meg kell találnia az üzeneteket a levéltár mappába.
   Jegyzet: Az Archív mappa akkor is automatikusan létrejön, ha még soha nem használta. Ha nem látja az Archívum mappát, lépjen ide File> Office Account> Update Options és kattintson a gombra Frissítse most .

2. módszer: Az AutoArchive szolgáltatás használata

Az Outlook rendelkezik az AutoArchive nevű elemek archiválására alkalmas automatikus funkcióval. Ez a funkció programozható elemek archiválására rendszeres időközönként. Az Outlook összes verziója támogatja az archiválást. A különbség az, hogy az AutoArchive alapértelmezés szerint ki van kapcsolva az Outlook 2010 és újabb verzióiban.

Után AutoArchive engedélyezve van, a felhasználók beállíthatják az egyes archiválandó mappák tulajdonságait. Ne feledje, hogy amikor archivál egy e-mailt, az egy másik PST fájlba kerül, és már nem lesz elérhető a fő PST fájlban. Íme egy gyors útmutató az AutoArchive engedélyezéséről és használatáról:

Az AutoArchive engedélyezése és beállítása

1. Fordulni AutoArchive be, navigáljon ide File> Options . Miután belépett az Outlookba Beállítások , kattints a Fejlett fülre, majd előre Automatikus archiválás beállításai .
   Jegyzet: Az Outlook 2007 és régebbi verzióiban megtalálhatja a AutoArchive beállítások Eszközök> Opciók> Egyéb .
2. Ha minden elszürkült, be kell jelölnie a mellette lévő négyzetet Futtassa az AutoArchive alkalmazást annak lehetővé tétele érdekében AutoArchive.
   
3. Itt az ideje beállítani az AutoArchive viselkedését. Először válassza ki, hogy milyen gyakran futtassa az Automatikus archiválást. Az alapértelmezett 14 nap, de ha tisztán akarja tartani, állítsa 2 és 6 közé.
   
4. Ha értesítést szeretne kapni az AutoArchive elindítása előtt, jelölje be a mellette lévő négyzetet Kérdés az AutoArchive futtatása előtt . Célszerű ezt az opciót engedélyezni, mivel az automatikus archiválás megzavarhatja munkáját.
   
5. Annak elkerülése érdekében, hogy felesleges e-mailekkel töltse ki az archívumot, érdemes távozni A lejárt e-mail törlése be van jelölve . Ha letiltja Régi elemek archiválása vagy törlése, csak a lejárt üzeneteket töröljük teljesen.
   
6. Ha azt szeretné, hogy az archívum mappa látható legyen az Outlookon belül, engedélyeznie kell Archív mappa megjelenítése a mappák listájában.
   
7. Most állítsa be az alapértelmezett mappabeállításokat az archiváláshoz.
8. Ezután engedélyezze a melletti kapcsolót Régi elemeket áthelyezni ide: és kattintson Tallózás annak az útvonalnak a beállításához, ahová archiválni szeretné az elemeket. Találat Rendben a beállítások megerősítéséhez.
   

Miután engedélyezte és konfigurálta az AutoArchive szolgáltatást, a megfelelő időben automatikusan elvégzi a feladatát. Megerősítheti, hogy működik-e, ellenőrizve, hogy a Levéltár mappát töltik fel.

Az AutoArchive tulajdonságainak konfigurálása az egyes mappákhoz

Az AutoArchive szolgáltatás konfigurálásának befejezése után hozzáadhat egy további vezérlő réteget azáltal, hogy az egyes mappákhoz egyedi tulajdonságokat állít be. Általános gyakorlat az olyan mappáknál, mint Törölt tárgyak vagy Spam hogy a fő e-mail mappától eltérő AutoArchive tulajdonságokat használjon.
Jegyzet: Ha nem állít be egyedi AutoArchive beállításokat egy mappához, akkor az automatikusan a fent konfigurált globális AutoArchive beállításokat használja.

Itt található egy rövid útmutató az egyes AutoArchive tulajdonságok mappa beállításáról:

1. Kattintson a jobb gombbal arra a mappára, amelyet előnyben szeretne kezelni, majd kattintson a gombra Tulajdonságok.
   
2. Kattints a AutoArchive fülre. Itt választhat olyan beállításokat, amelyek kizárólag erre a mappára vonatkoznak.
   
3. A gombra kattintva kikapcsolhatja az AutoArchive alkalmazást ehhez a mappához Ne archiválja a mappában lévő elemeket .
   
4. Az AutoArchive globális beállításainak felülbírálásához kattintson a gombra Ezekkel a beállításokkal archiválja ezt a mappát és végezze el a módosításokat az alábbiakban. Kattintson a gombra Alkalmaz a beállítások megerősítéséhez.
   Jegyzet: Ne feledje, hogy ezek a beállítások nem vonatkoznak az adott mappa egyik almappájára. Mindegyiket módosítania kell.

3. módszer: E-mailek kézi archiválása a Tisztítóeszközök segítségével

Ha nem vagy nagy rajongója az automatizálásnak, van egy középutat kínáló megoldás, amely lehetővé teszi, hogy még nagyobb ellenőrzés mellett tömegesen archiválhasson. Ezzel a módszerrel egy teljes mappát archiválhat az almappáival együtt. Ha nem akarja megvárni az AutoArchive beindulását, megteheti maga, és kiválaszthatja, hová szeretné menteni őket. A következőket kell tennie:

1. Kattints a File fülre, majd lépjen a következőre: Info és bontsa ki a legördülő menüt Tisztítóeszközök. Válassza a lehetőséget Archívum a legördülő menüből.
   
2. Válassza a lehetőséget Archiválja ezt a mappát és az összes almappát és kattintson az archiválni kívánt mappára.
   
3. Ha azt szeretné, hogy az összes Outlook-adatot archiválja, kattintson a lista tetején található e-mail címre.
   
4. Használja a melletti legördülő menüt A régebbi elemek archiválása az archiválandó elemek legújabb dátumának kiválasztásához. Az ebben a menüben megadott dátumnál régebbi elemeket archiváljuk.
   
5. A (z) négyzet bejelölésével archiválhatja azokat az elemeket, amelyeket korábban kizártak az automatikus archiválásból Tegyen elemeket az AutoArchive szolgáltatásba .
   
6. Használja a Tallózás gombbal állíthatja be a PST-archívum mentési útvonalát. Kattintson a gombra Rendben hogy elindítsák a folyamatot.
   

Rövidesen észreveszi, hogy egyes e-mailek az alapértelmezett mappákból az archivált pst fájlba kerülnek.
Jegyzet: Az archivált fájlnak mappaként kell elérhetővé válnia az Outlook programban. Ha valamilyen oknál fogva nem megy File és kattintson Megnyitás és exportálás . Ezután kattintson a gombra Nyissa meg az Outlook Data fájlt , navigáljon az archívum helyére, és nyomja meg a gombot rendben .